Al San Raffaele il flusso operatorio è tutto digitale

L’ospedale milanese San Raffaele ha digitalizzato l’intero flusso operatorio, comprese la rilevazione digitale di tutte le presenze/uscite in sala e la redazione del verbale operatorio on time. Un progetto fortemente voluto dall’AD Elena Bottinelli.

La sanità digitale può essere di grande utilità anche in un luogo molto particolare, e non scevro da rischi, come la sala operatoria. Un esempio pratico arriva dal progetto messo in atto presso l’Ospedale San Raffaele di Milano dove l’attività chirurgica, sia di elezione sia di emergenza, riguarda circa 34.000 interventi l’anno, svolti in 32 sale operatorie con 570 chirurghi, 130 anestesisti, 157 specializzandi, 230 infermieri e 9 perfusionisti. A questi si aggiunge l’Ospedale San Raffaele Turro dove sono presenti due 2 sale operatorie in cui lavorano 13 chirurghi, 4 anestesisti e 20 infermieri.

Annarosa Farina

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, a promuovere la digitalizzazione delle sale operatorie non è stato il dipartimento IT dell’Ospedale, ma l’amministratore delegato, ing. Elena Bottinelli. Come ha spiegato Annarosa Farina, responsabile sviluppo e gestione applicazioni dell’Ospedale San Raffaele, «il nostro amministratore delegato ha chiesto al reparto IT di progettare la digitalizzazione online della check list, non solo ministeriale, ma del flusso operatorio. Ha chiesto anche di rendere disponibile la rilevazione digitale di tutte le presenze/uscite in sala chirurgica e la redazione del verbale operatorio on time, ossia all’uscita del paziente dalla sala. Un impegno piuttosto gravoso data la complessità organizzativa del nostro ospedale e il numero di equipe multi-specialistiche che si avvicendano in sala operatoria con molti operatori coinvolti».

Una piattaforma ad hoc

Identificate le necessità, il passo successivo è stato quello di stabilire come e, soprattutto, con chi realizzare il progetto. Dopo un’analisi delle disponibilità del mercato, l’Ospedale San Raffaele ha chiesto la collaborazione di SB Italia, azienda che progetta, realizza e gestisce soluzioni IT, alcune delle quali destinate in modo specifico al mondo sanitario.

Il reparto IT dell’Ospedale ha lavorato quindi a stretto contatto con l’azienda per adottare e adattare alle proprie necessità la soluzione HDocs, piattaforma pensata proprio per sodisfare le esigenze di definizione del flusso operatorio, a partire dagli step procedurali, per rilevare informazioni come l’identità del paziente e l’intervento in programma, fino alla presenza dell’equipe in sala e, naturalmente, alla rilevazione dei tempi canonici della check list ministeriale, in funzione delle diverse casistiche di utilizzo.

«Abbiamo ritenuto la piattaforma HDocs adatta a soddisfare le nostre esigenze di definizione del flusso e degli step procedurali», ha dichiarato Annarosa Farina. «Infatti, dallo scouting delle soluzioni dell’attività intraoperatoria e del percorso chirurgico ci siamo resi conto che nessuna delle applicazioni presenti sul mercato presentava controlli online».

«D’altra parte», ha aggiunto Farina, «il nostro ad proviene dall’Istituto Ortopedico Galeazzi, dove HDocs è da tempo in produzione. Al San Raffaele, tuttavia, abbiamo rivisitato la piattaforma in funzione dei nostri processi produttivi. Il nostro obiettivo era poter tracciare e rilevare lo stato del paziente, la sua identità, la natura dell’intervento chirurgico che ci si appresta a fare, la presenza dell’équipe chirurgica e ovviamente la rilevazione dei quattro tempi canonici della check list ministeriale».

Dopo un’analisi dei processi e dei sistemi utilizzati, SB Italia ha implementato i moduli Flusso Operatorio e Conservazione Digitale della soluzione HDocs, che tra le sue peculiarità annovera la natura web-based, l’integrabilità con tablet e con applicazioni interne/esterne, l’architettura applicativa a 3 livelli, la gestione documenti multiformato, la facilità di configurazione, la capacità di gestire la firma digitale e il formato XML.

Il flusso operatorio sotto controllo

Più in dettaglio, HDocs Flusso Operatorio (FO) supporta l’intero processo operatorio con aggiornamento in tempo reale sul sistema delle attività eseguite, dalla pianificazione dell’intervento alla conclusione dell’episodio chirurgico, in conformità agli obblighi normativi vigenti. Attraverso l’impiego di dispositivi mobili per la rilevazione degli stati di avanzamento dell’attività, HDocs FO traccia il percorso completo dell’iter chirurgico, consentendo la compilazione automatica del Registro Operatorio e la raccolta di tutti i dati di dettaglio relativi agli interventi effettuati, comprese le informazioni sugli esami istologici richiesti, i consumi di sala, e così via.

SB Italia ha innanzitutto analizzato i processi di sala operatoria del San Raffaele, per poterli calare all’interno della piattaforma HDocs. Ha poi agito sull’integrazione con i sistemi informativi già esistenti in azienda e, successivamente, sulla tecnologia, con l’ideazione di un sistema wireless che utilizza dispositivi mobili basati sulla piattaforma Android, impiegabili anche all’interno della sala operatoria, e su dispositivi touch all’ingresso della sala per monitorare il flusso del personale che entra ed esce dalla sala durante l’intervento.
Infine, al termine di un intervento è possibile usare un sistema di firma digitale per validare il verbale operatorio.

Inclusa anche la firma digitale

L’impiego di HDocs FO consente di abilitare strumenti di analisi utili per gli operatori e per la direzione sanitaria. I dati raccolti dal sistema e la documentazione prodotta possono essere firmati digitalmente e portati in conservazione digitale. Grazie all’utilizzo di codifiche standard ICD 9-CM, il sistema è, inoltre, in grado di restituire i codici di patologia e di intervento, per un’agevole compilazione della scheda di dimissione ospedaliera.

Per la gestione dei processi delle sale operatorie del San Raffaele è stata implementata una rete wireless che copre le aree interessate dal Flusso Operatorio e sono stati utilizzati barcode reader wireless e un barcode come identificativo per ciascuna entità facente parte del Flusso, quali per esempio: persone (infermiere, medico, autorizzazioni…); luoghi (sale operatorie…); eventi (ora inizio intervento, anestesia…); rilevazioni (paziente, esami…). È stato anche previsto il controllo automatico dei parametri definiti, l’allineamento/importazione informazioni in automatico con il sistema informativo ospedaliero e la redazione, sempre automatica, del registro operatorio, che è stampabile.

Pablo Pellegrini

«Il progetto è stato messo in atto affrontando tre dimensioni», ha spiegato Pablo Pellegrini, Delivery Manager di SB Italia. «Anzitutto di processo: è stata analizzata sia la parte normativa sia quanto richiedeva la struttura, quali erano i processi che le sale operatorie gestivano all’interno delle varie discipline in base alle varie tipologie di intervento per poterle calare nella piattaforma. Abbiamo poi lavorato sull’integrazione dei sistemi informativi già presenti per poter calare la nostra soluzione all’interno dell’ecosistema dei sistemi informativi dell’ospedale. Infine, abbiamo svolto un lavoro tecnologico che si basa sull’utilizzo di sistemi mobili presenti nella sala operatoria e di dispositivi touch posti all’ingresso della sala stessa per monitorare le entrate e le uscite degli operatori durante gli interventi chirurgici».

Un sistema tutto wireless

Ovviamente, tutto il sistema all’interno della struttura dialoga in wireless, che pur essendo una tecnologia conosciuta, non è facile portare in una sala operatoria.

«Per l’avviamento del progetto sui vari blocchi operatori», ha osservato Pellegrini, «abbiamo adottato un modello che consente di partire con un primo blocco e successivamente portare l’applicazione su altri blocchi, supportando adeguatamente chi lavora all’interno delle sale operatorie per evitare la cosiddetta “crisi di rigetto” del nuovo sistema che gestisce questo processo».
Il reparto IT del San Raffaele ha impiegato tre mesi per disegnare un flusso in parte infermieristico e in parte intraoperatorio medico. Insieme alla direzione sanitaria è stato poi deciso quale figura dovesse gestire il palmare e fungere da super advisor del flusso operatorio e la definizione del contenuto del flusso stesso.

«Abbiamo quindi deciso di scomporre il flusso ministeriale», ha chiarito Annarosa Farina, «nel flusso infermieristico, che si esplica sostanzialmente nella fase di identificazione ed accoglienza del paziente nel blocco operatorio, e flusso intraoperatorio. Una volta che il paziente entra in sala operatoria, è l’anestesista che prende in carico il palmare e dà luogo al flusso di sala, identificando di nuovo il paziente e poi la sala, e associando il record di programma operatorio in cui vengono già predisposti i membri dell’équipe».

Questa prima fase condotta dall’anestesista fa sì che all’interno della piattaforma HDocs si possano valorizzare opportunamente i blocchi dati in modo che i membri dell’equipe si registrino attraverso la lettura del badge aggiornando la base dati unica della piattaforma. Tale operazione viene eseguita da un lettore a bordo del PC touch alloggiato all’ingresso della sala operatoria e atto gestire le entrate e le uscite dell’equipe.

I dati di FO raccolti sul palmare da parte dell’anestesista via via che l’intervento chirurgico si svolge, fanno sì che il verbale operatorio o registro di sala, completo di tutte le informazioni richieste da check ministeriale, possa essere redatto dal chirurgo quando il paziente esce dalla sala operatoria per andare in recovery room piuttosto che in terapia intensiva.

Il chirurgo, infatti, avendo tutti i dati consolidati nel database, richiama una funzione applicativa da uno dei Pc della sala risveglio o della terapia intensiva e può compilare il verbale operatorio anche tramite dettatura. Tale verbale viene poi inviato nel repository Galileo attraverso un’integrazione all’interno della piattaforma HDocs. Anche il programma operatorio e il cartellino anestesiologico sono stati integrati nel flusso di HDocs. Per la gestione dell’In/Out dell’equipe della sala sono stati inseriti dei controlli on line sul quorum dell’equipe e di sovrapposizione tra una sala e l’altra dei membri di una medesima equipe chirurgica.

I tempi del progetto

Il Progetto è partito nel quarto trimestre del 2017 e la prima sala del primo blocco operatorio coinvolto è stata attivata nel mese di Aprile 2018. È stato poi fatto un piano di roll-out che ha esteso la soluzione a tutti i blocchi operatori. Dall’attivazione del progetto sono stati gestiti 3.770 episodi, prodotti 3.547 verbali operatori, interventi interrotti o non gestiti 223 (l’applicazione gestisce infatti anche le eccezioni al processo, nel rispetto delle linee guida di accreditamento di Regione Lombardia).

Nell’insieme, il progetto ha coinvolto circa 400 persone tra ferristi, infermieri, anestesisti, chirurghi e specializzandi e ha portato a una migliore tracciabilità dei processi clinici, a una migliore qualità delle prestazioni ai pazienti e a una maggiore efficienza (riduzione tempi e costi). Il personale coinvolto è stato adeguatamente formato; alcune attività svolte sono state a carico dell’ospedale, altre di SB Italia. Quest’ultima ha prevalentemente erogato attività di training on the job e supporto all’ utilizzo del software e dei device utilizzati.

«L’aspetto preponderante del progetto», ha sottolineato Farina, «è stato sicuramente l’impatto organizzativo sulla struttura e sulle persone, soprattutto in relazione alla registrazione dell’IN e dell’OUT dalla sala operatoria dell’equipe chirurgica, alla compilazione della checklist infermieristica e medica attraverso il palmare e alla stringenza della produzione on line del verbale operatorio, che può avvenire solo a valle della chiusura del cartellino anestesiologico».

«La soluzione si è mostrata molto flessibile», ha precisato Farina, «in funzione delle diversissime casistiche di utilizzo che si presentano quotidianamente in una realtà come l’Ospedale San Raffaele: all’interno degli interventi chirurgici di elezione abbiamo quelli con doppia equipe nel mono verbale e doppia equipe nel doppio verbale. A questi si aggiungono pazienti che dopo l’intervento chirurgico possono entrare nella recovery room o rollare verso la terapia intensiva, oppure pazienti che possono provenire da una programmazione di elezione piuttosto che avere una riacutizzazione e rendere urgente l’intervento. Abbiamo previsto quindi dei branch appositi del flusso operatorio sul palmare HDocs».

Riportando la testimonianza di un BPO della Direzione Sanitaria dell’ospedale, dopo 4.450 interventi gestiti (alla data del 2 ottobre 2018), e con alcuni anestesisti che hanno utilizzato il sistema per più di 200 interventi, il sistema si è mostrato stabile.

«È vero che in alcuni momenti riscontriamo problemi dovuti a errori umani o informatici», ha concluso Farina, «ma sono analizzati e solitamente risolti dai nostri Sistemi Informativi e da SB Italia. Stiamo procedendo in modo continuativo nel perfezionamento del sistema. Inoltre, stiamo già pensando a degli sviluppi futuri che consentano un allungamento del processo, come l’aggiunta del tracking di percorso del paziente dal reparto di ricovero al blocco operatorio con relativo corredo di documentazione clinica».

I plus del progetto

Secondo quanto citato da Annarosa Farina, responsabile sviluppo e gestione applicazioni dell’Ospedale San Raffaele, i benefici ottenuti dall’attività di digitalizzazione del flusso operatorio sono i seguenti:
• Sistema user friendly con rilevante ergonomia ed efficacia di utilizzo
• Sistema centralizzato aggiornato in real-time
• Integrazione con i sistemi informativi aziendali (SIO, pianificazione Sale)
• Configurabilità del processo controllato
• Sistema aperto a future implementazioni nell’ambito della gestione della Cartella Clinica Elettronica
• Utilizzo della rete wireless che copre le aree interessate dal flusso operatorio
• Utilizzo dispositivi mobili Android o Windows
• Utilizzo barcode come identificativo per ciascuna entità facente parte il flusso, quali persone, luoghi, eventi, e rilevazioni
• Utilizzo di barcode reader wireless
• Controllo automatico di parametri definiti
• Allineamento/Importazione informazioni automatica con il Sistema Informativo Ospedaliero
• Creazione automatica del registro operatorio, stampabile.

Patrizia Godi

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