AOU di Ferrara, un percorso di evoluzione gestionale

L’evoluzione sanitaria dell’ultimo decennio spinge verso una digitalizzazione sempre maggiore, vista come strumento utile per gestire e pianificare al meglio i servizi e aumentarne la sostenibilità, anche economica. Come tante altre realtà, italiane e no, quando ha avviato il processo di digitalizzazione l’Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara Arcispedale Sant’Anna si è scontrata con l’esistenza di numerosi sistemi informatici, tra loro disgiunti e disomogenei e quindi impossibilitati a dialogare. È quindi entrata in campo la collaborazione con abstract che ha affiancato l’azienda ospedaliera nella riorganizzazione dei processi interni, dal quale è inevitabilmente derivato un cambiamento considerevole.

Storia di un processo

La trasformazione è stata lunga e impegnativa, partita tra il 2004 e il 2005 con l’installazione dell’ERP SAP e un primo intervento in area amministrativa. Completata la prima fase, tra il 2006 e il 2011, si è passati a riorganizzare l’area sanitaria.

Tutto sembrerebbe concluso, e invece no, perché l’azienda si è trasferita in una nuova sede nel 2012, rendendo necessario rivedere le funzionalità del sistema informatico: il momento è stato colto per eseguire alcune centralizzazioni delle funzioni e realizzare un nuovo planner che consentisse di visualizzare, momento per momento, la disponibilità dei letti e delle poltrone in ogni unità operativa.

Finita questa parte, il lavoro si è spostato verso la documentazione clinica, per poi rendere digitale anche la prescrizione e la somministrazione. Grazie a SAP e al lavoro effettuato, oggi l’azienda può misurare risultati concreti, in termini di miglioramento nella programmazione dei ricoveri e delle attività diagnostiche e terapeutiche, di efficienza nell’impiego delle risorse umane, di razionalizzazione delle scorte e di riduzione dei consumi.

Il processo non è ancora terminato, perché c’è sempre qualche aspetto da migliorare. A breve si chiuderanno alcuni processi ancora in essere, come l’estensione della cartella clinica elettronica a tutti i reparti, l’attivazione di un processo ambulatoriale specifico per la gastroenterologia e l’implementazione di un nuovo flusso per il Pronto Soccorso generale. Per il futuro, invece, si pensa a progetti che possano aumentare la visibilità nazionale dell’azienda.

La parola ai fautori del cambiamento

Luca Chiarini, responsabile dell’Area Dipartimentale Innovazione e Sviluppo dell’Azienda Ospedaliera Universitaria di Ferrara, sottolinea che Â«quello che l’AOU sta realizzando è un modello organizzativo di sanità innovativo per il nostro Paese che si pone alla pari di realtà internazionali all’avanguardia e che contribuirà a far emergere ancora di più le eccellenze cliniche già presenti in azienda.

Avevamo bisogno di ammodernare il Sistema Informativo Ospedaliero e coprire tutti quegli ambiti non ancora informatizzati, ma anche di razionalizzare e semplificare l’integrazione nativa tra i sistemi a supporto dei processi di cura e della gestione operativa. Tutto ciò per dotare gli operatori di un’interfaccia unica per poter accedere a tutte le informazioni sanitarie, amministrative e di gestione dei processi di approvvigionamento».

Alessandra Coletti, project manager SAP and Healthcare di Abstract, aggiunge: Â«l’introduzione di SAP e la costruzione di un’architettura altamente integrata hanno permesso di ottenere un repository aziendale agile e scalabile che pone il paziente al centro del processo.

L’utilizzo di workstation specializzate, la condivisione di un unico front end, l’esperienza delle tecnologie mobile hanno reso possibile la piena condivisione di tutte le informazioni cliniche, assistenziali e amministrative, in tempo reale, dall’accettazione, alle diagnosi, alle terapie, alle prestazioni erogate, fino alla dimissione del paziente e alla contabilizzazione dei relativi costi.

La costruzione di un’architettura così stratificata ed efficiente ha portato a immediati risultati, derivati in primis dall’avere a disposizione dati strutturati e armonizzati nella costruzione di un datawarehouse grazie al quale abbiamo potuto sviluppare efficaci strumenti di controllo, monitoraggio in tempo reale, pianificazione e riduzione dei rischi e dei costi.

L’ottimizzazione dei processi logistici e il pieno controllo dell’intero ciclo di approvvigionamento, inoltre, hanno portato a un miglioramento dei risultati economico finanziari con evidenti benefici anche sulla struttura patrimoniale dell’azienda».