Da qualche tempo il tema della logistica ospedaliera è sotto il riflettore e le realtà sanitarie italiane mostrano sensibilità verso l’importanza di investire in innovazione. Vediamo quali sono le linee principali di questo cambiamento.
La logistica evidenzia l’importanza dei concetti di flusso di materie e informazioni necessari per mantenere un alto livello di efficienza e competitività. Ciò vale anche nel settore sanitario, dove un buon approccio alla logistica può permettere di liberare risorse economiche e umane da dedicare al proprio core business, ossia la cura dei pazienti. Rispetto ad altri settori, le realtà sanitarie hanno iniziato solo di recente a destinare attenzioni alla logistica. Lo confermano i numeri.
Secondo una survey sull’esternalizzazione delle attività logistiche condotta nel 2012 dall’Osservatorio Contract Logistics Gino Marchet del Politecnico di Milano, solo il 4% delle aziende sanitarie interpellate riteneva utile la terziarizzazione, mentre per tutte le altre non era prioritaria, considerandola alla stregua di una comodità.
Inoltre, «anche tra le realtà che avevano optato per la terziarizzazione», spiega l’ing. Damiano Frosi, direttore dell’Osservatorio, «la maggioranza la utilizzava senza avere competenza specifica sul tema.
Nel 2023 abbiamo condotto una survey simile a quella del 2012, rilevando un cambio di tendenza interessante: le aziende che sfruttavano la terziarizzazione erano il 15%, quasi 4 volte di più. Inoltre, negli anni abbiamo osservato l’aumento dell’interesse verso le attività logistiche da parte degli ospedali, calcolabile in un 71%».
Certo, non mancano dubbi, difficoltà e aree critiche. Con questo articolo cerchiamo di capire quali passi fare per migliorare la logistica ospedaliera.
Necessario dotarsi di applicativi gestionali integrati
La sanità è un settore in costante crisi economica, caratterizzata da carenza sempre maggiore di personale specializzato e sempre alla ricerca di maggiore sostenibilità: aspetti che in molti casi tendono a rendere alcune Direzioni Generali particolarmente conservative e diffidenti nei confronti di progetti nuovi.
Per questo a volte può essere difficile far passare un progetto che punta allo svecchiamento della logistica ospedaliera: oltre a essere costosi, questi progetti richiedono tempo per essere implementati appieno e una serie di prove e aggiustamenti che potrebbero essere visti di cattivo occhio.
Peccato che, nel tempo, «il recupero di efficienza della logistica potrebbe liberare risorse utili da investire in progetti più di core business, come linee di ricerca, acquisto di macchinari ecc.», interviene il prof. Daniele Giovanni Marazzi del Consorzio Dafne, community nata nel 1991 e oggi punto di riferimento per le aziende che operano nel settore healthcare.
Quali sono le principali direttrici da seguire per cavalcare l’innovazione della logistica ospedaliera? Secondo l’ing. Damiano Frosi, «si possono delineare tre direttrici, che s’intersecano tra loro con pesi e misure differenti a seconda della singola realtà sanitaria: il magazzino; la gestione dell’informazione e la tracciabilità; la digitalizzazione interna alla struttura ospedaliera. Ognuno di questi ambiti presenta criticità».
Da dove è meglio iniziare? Forse il primo aspetto da considerare è la digitalizzazione: è importante che ospedali e aziende ospedaliere investano sull’interoperabilità di software e applicativi in uso in struttura e sulla loro reale integrazione. In caso contrario si rischia, per esempio, d’investire in digitalizzazione per poi incaricare un operatore sanitario di trasferire manualmente alcuni dati da un software a un altro.
E, in effetti, tra le criticità rilevate dagli intervistati dall’Osservatorio Gino Marchet nelle proprie survey c’è proprio la mancata digitalizzazione e integrazione informatica, che porta anche scarsa visibilità dei flussi di farmaci, e non solo, in ospedale. Un aspetto che grava sulla tracciabilità dei flussi, fondamentale per capire quali prodotti sono entrati in ospedale, quali sono stati utilizzati, quante giacenze ci sono, cosa occorre ordinare ecc.
Investire in tracciabilità
Un altro ordine di criticità rilevato dalle survey dell’Osservatorio Gino Marchet riguarda la gestione informatica e la tracciabilità dei flussi. Ciò che si evince da questi dati è che ci sono ospedali e aziende sanitarie che ancora hanno difficoltà a raccogliere le informazioni relative a un farmaco in ingresso e a tracciarne poi gli spostamenti all’interno della struttura stessa, tanto che in alcuni casi si hanno problemi con le giacenze e non si riesce a stimare quanto farmaco è già stato utilizzato e da quale reparto.
«Spesso», interviene l’ing. Frosi, «c’è discrepanza tra ordini fatti dal magazzino e consumi o perché gli ordini non sono gestiti in modo ottimale o perché una volta in struttura si perde traccia del farmaco. La stessa cosa vale anche per altri beni di consumo del comparto ospedaliero, come strumentazione operatoria e dispositivi medici e, in alcuni casi, anche per macchinari acquistati».
È chiaro che questa situazione può generare confusione e difficoltà interne alle strutture stesse, oltre a rendere difficile chiudere le rendicontazioni per alcuni nuclei. Come può accadere?
Martina Coslovich, ricercatrice dell’Osservatorio, spiega che «non avendo competenze specifiche interne, alcuni ospedali utilizzano per la tracciabilità e la gestione delle scorte dei software che non sono stati pensati per il comparto sanitario, ma mutuati da altri settori.
Ciò porta inevitabilmente una serie di difficoltà, non ultimo nel sensibilizzare le direzioni generali a investire in innovazione logistica. Infatti, se non si riesce a tracciare al meglio i flussi è difficile dimostrare che una data implementazione può ridurre gli sprechi, liberare operatori da una serie di mansioni non specializzate, aumentare le risorse e portare maggiore sostenibilità alle attività ospedaliere».
Tra le realtà che si stanno muovendo, ognuna a modo proprio, verso una logistica ospedaliera più moderna ce ne sono alcune che hanno integrato tra loro i sistemi di rendicontazione con quelli di prescrizione del farmaco, cosicché la prescrizione vada in automatico a indicare al software gestionale il consumo effettivo di un farmaco, dato che a breve sarà utilizzato dal paziente.
«Ogni realtà sta iniziando a operare da punti differenti e ciò vale anche per il tracciamento: in alcuni casi il farmaco è tracciato dal suo arrivo in ospedale al reparto, mentre in alcuni si traccia il prodotto fino all’arrivo al paziente».
Questa seconda modalità, certo più avanzata, ha ricadute positive sulla sicurezza in ospedale, dato che in caso di eventi avversi da terapia in un paziente si può risalire al prodotto somministrato, con informazioni relative al numero di lotto e alla data di scadenza.
Le nuove richieste del Regolamento Europeo 2016/161
Quello della tracciabilità del farmaco è un aspetto particolarmente rilevante in questo momento perché, come ricorda il prof. Marazzi, «è da poco entrato in vigore il decreto attuativo per il recepimento del Regolamento europeo 2016/161 in materia di nuove caratteristiche di sicurezza per le confezioni e gli imballaggi dei medicinali a uso umano.
Il Regolamento prevede che i farmaci prodotti a uso umano, con alcune eccezioni, siano dotati di un identificativo univoco DataMatrix 2D sulla confezione e identificati singolarmente. Ciò significa che se prima gli ospedali potevano gestire i farmaci a lotto, entro l’8/2/2027 dovranno essere in grado di gestire le confezioni ordinate a una a una.
Ciò richiede una nuova organizzazione e l’acquisizione di un dispositivo per la lettura del DataMatrix, oltre al collegamento con l’Archivio nazionale. Scansionata la scatola, infatti, l’Archivio ne verifica l’autenticità, inviando notifica alla struttura ospedaliera. In caso di validità della confezione, la struttura potrà procedere al decommissioning della stessa, contestualmente o comunque prima della dispensazione o somministrazione al paziente.
Questa novità, assicura ancora il prof. Marazzi, porta con sé una serie di vantaggi immediati, come la possibilità di acquisire automaticamente informazioni come lotto e data di scadenza del prodotto, informazioni che possono essere utili per organizzare meglio il magazzino. Per esempio, dovrebbe diventare più facile un’attività in apparenza banale ma non scontata su strutture che gestiscono stock distribuiti, ossia il prelievo dallo stock dei prodotti con data di scadenza più prossima.
Alimentando automaticamente con dati affidabili i sistemi di monitoraggio informatizzato delle giacenze, di fatto si azzera il rischio di esaurire le scorte di farmaco ancora utile e ritrovarsi con confezioni del medesimo prodotto scaduto. Una situazione che non solo comporta sprechi ma che, in caso di necessità, obbliga ad avviare una costosa procedura d’emergenza. Senza contare le possibili ricadute negative sul paziente».
Come vedremo presto, un magazzino più efficiente consente di liberare molte risorse, umane ed economiche, e usare al meglio le risorse a propria disposizione.
Verso una terziarizzazione del magazzino
L’ultimo punto importante da migliorare per innovare il proprio modello logistico è il magazzino. Fino a qualche anno fa gli ospedali avevano (e in alcuni casi hanno ancora) magazzini interni, spesso in aree ospedaliere difficili da raggiungere o in scantinati e seminterrati. Senza contare che non sempre un ospedale o un’azienda sanitaria hanno spazio per un magazzino ottimale.
Una migliore gestione dei flussi in entrata e in uscita dovrebbe tradursi anche in migliore gestione del magazzino, fornendo dati chiari rispetto a quanti e quali farmaci ordinare e riducendo la necessità di avere in magazzino più materiale del necessario.
«Rispetto a questo, sono già disponibili sul mercato, a costi oggi più accessibili di un tempo, software basati su algoritmi predittivi di machine learning e simili capaci di stimare le necessità di una struttura sanitaria rispetto a un dato farmaco, così da fare ordini minimi e ripetuti.
Come conseguenza, il farmaco è sempre disponibile, è utilizzato rapidamente e si riducono la necessità di spazio e il rischio di spreco. Senza contare che un ritardo su un farmaco può incidere negativamente sulla cura di un paziente, con un calo di efficienza nel core business della struttura stessa», spiega il prof. Marazzi.
Come vedremo anche in seguito, questi software sono ancora più accessibili ed efficaci se acquisiti per gestire il flusso di farmaci di un’intera area sanitaria, in una logica di centralizzazione. Un’altra logica vincente può essere l’esternalizzazione del servizio magazzino.
«Al momento le aziende sanitarie e ospedaliere stanno esplorando diverse possibilità, tra cui appoggiarsi a player esterni con esperienza, tanto nella distribuzione intermedia per la consegna di farmaci alle farmacie territoriali quanto nella logistica primaria. Esistono diversi modelli di collaborazione. Alcuni operatori offrono un servizio di deposito, ovvero detengono farmaci e dispositivi medici dalle diverse aziende e li stoccano in un loro magazzino, esterno alla struttura ospedaliera, liberando così spazio.
Altri un modello di conto deposito, che offre un altro vantaggio alla struttura sanitaria, ovvero pagare solo i farmaci di cui ha effettivamente bisogno, a fronte di disponibilità a stock garantite direttamente dal fornitore che mantiene proprietà dei beni fino al momento del prelievo per il loro utilizzo. In alternativa, si può optare per un servizio ancora differente, più capillare e simile a quello messo in atto verso le farmacie di quartiere: il gestore della logistica rifornisce quindi la farmacia ospedaliera ogni giorno con lotti più piccoli di farmaci, focalizzandosi solo sul reintegro di quelli necessari.
Al momento non abbiamo ancora abbastanza dati per capire quale di questi modelli sia più efficiente e in quali situazioni. Nel tempo, via via che sempre più strutture ospedaliere opteranno per la terziarizzazione, si potranno anche individuare delle casistiche».
Perché servizi di questo tipo siano davvero funzionanti, l’azienda ospedaliera e sanitaria devono poter fornire libero accesso ai propri dati di flusso ai fornitori, perché questi siano in grado di stabilire quali farmaci ordinare e consegnare, in quali quantità, con quale frequenza e così via.
Inoltre, è possibile che gli algoritmi di cui abbiamo detto poco sopra vengano usati in modo centralizzato da questi esperti della logistica, per offrire un servizio sempre più sartoriale alle diverse realtà sanitarie che vi si affidano.
Complicazioni date dal numero sempre maggiore di farmaci biologici
Il prof. Marazzi introduce un altro tema interessante: «l’introduzione dei farmaci biologici ha reso la distribuzione retail del farmaco ancora più importante. Anche perché le previsioni dicono che l’uso di questi farmaci crescerà nel tempo.
La logistica dovrà quindi essere capace di rispondere adeguatamente, con un servizio che arriva in ospedale a prelevare i campioni del paziente, li porta all’azienda farmaceutica che li deve processare, per poi ritirare il farmaco biologico e portarlo, entro i tempi stabiliti, alla struttura ospedaliera che lo necessita: va da sé che qui non basta più un semplice fattorino, ma serve un operatore formato e capace di trattare il prodotto nei modi corretti. Per questo non escludo che, nel tempo, si creeranno delle figure di esperti in logistica e contemporaneamente in clinica».
Sulla necessità di pensare alla formazione di persone dotate di competenze in ambito logistico e in ambito clinico e sanitario concordano anche l’ing. Frosi e l’ing. Coslovich, che aggiungono «che queste figure verranno formate in risposta al bisogno espresso dalla sanità stessa.
Il primo passo è, quindi, lavorare sulla crescita della consapevolezza del comparto sanitario, e in particolare di ospedali e aziende sanitarie, del ruolo preminente della logistica nell’ottimizzazione dell’uso delle risorse.
Anche di quelle umane, se si considera che al momento sono ancora infermieri o altri operatori sanitari a occuparsi della logistica interna ai reparti. Il che toglie loro tempo da dedicare ai pazienti».
Anche per questi motivi, in alcune realtà inizia a diffondersi il ricorso a macchinari automatizzati, o piccoli armadi, che possono lavorare insieme a dei robot per gestire in autonomia il rifornimento di farmaci e il loro trasporto nei vari reparti ospedalieri.
L’avvento dei sistemi automatizzati
Ci sono sperimentazioni anche sul territorio italiano di realtà sanitarie che hanno deciso di dotarsi di un supporto automatizzato alla gestione dei farmaci: ciò può essere fatto con veri e propri armadi intelligenti, di diversa dimensione a seconda che vadano in magazzino centrale o in reparto, capaci di dispensare il singolo farmaco correlato d’informazioni di destinazione e uso, ma non solo.
Questi macchinari segnalano alla farmacia ospedaliera, o al magazzino esterno a seconda del modello adottato, i farmaci che sono stati prelevati, richiedendo quindi di essere nuovamente riempiti: in questo modo chi entra in turno trova sempre tutto quello che serve all’interno degli armadi dispenser.
«Nella nostra esperienza diretta con le strutture sanitarie», riprende l’ing. Coslovich, «abbiamo incontrato anche realtà che si sono spinte ben oltre l’uso di armadi intelligenti o sistemi di automazione con cassette referenziate, arrivando ad automatizzare la gestione della dose unitaria del farmaco, spacchettato dal macchinario. Una scelta che favorisce ulteriormente la tracciabilità del farmaco, riducendo al massimo gli errori».
In assenza di automazione o software dedicati, tutti i dati devono essere inseriti manualmente da un operatore umano, che per natura può sbagliare. Cosa che non accade con le soluzioni IT. L’introduzione di soluzioni automatiche permette agli infermieri di liberare tempo da dedicare ad attività specifiche della propria formazione.
«Considerando che ospedali e aziende sanitarie vivono una mancanza non solo di medici ma anche di infermieri, la scelta d’implementare questi sistemi automatici permette di liberare risorse umane e garantire ai propri pazienti una migliore assistenza», spiega il prof. Marazzi.
Coslovich aggiunge: «le strutture ospedaliere innovative che scelgono di mettere in atto una piccola rivoluzione al proprio interno per modernizzare la logistica devono essere pronte ad affrontare un periodo di cambiamento, a remare contro le resistenze che inevitabilmente all’inizio si possono incontrare e a mantenere ferma la propria visione, pur nella flessibilità necessaria per individuare la soluzione più adeguata al singolo contesto».
Il valore aggiunto di una logistica centralizzata
A questo punto passiamo a una dimensione più ampia di quella della singola azienda sanitaria o ospedaliera. Parliamo di una dimensione quantomeno regionale. Tanto il prof. Marazzi quanto l’ing. Frosi concordano nel pensare che un coordinamento centralizzato della logistica ospedaliera in centri esperti potrebbe permettere di raggiungere ulteriori livelli di ottimizzazione.
«Sono convinto che si possa quantomeno arrivare a una logistica regionale: ciò permetterebbe alle aziende che gestiscono l’arrivo dei farmaci alle strutture ospedaliere e sanitarie di lavorare con numeri molto alti e di sfruttare al meglio gli algoritmi previsionali. Inoltre, acquistando farmaci per molte realtà sanitarie, anche il potere d’acquisto aumenta, il che consente un ulteriore risparmio».
Per le Regioni particolarmente estese o con caratteristiche territoriali particolari si può comunque centralizzare per aree. In ogni caso, oggi la centralizzazione è facilitata dalla normativa, che ha standardizzato quantomeno la nomenclatura.
«A rendere difficile la centralizzazione è una questione per lo più culturale. A volte ci si trova a usare modelli gestionali vecchi che un tempo rispondevano alle esigenze della struttura sanitaria, ma che oggi sono obsoleti: occorre avere la prontezza di revisionare con una certa frequenza i propri modelli gestionali e organizzativi, così da verificare se sono ancora adeguati agli interessi strategici della struttura. Credo che, basandosi su questi principi e utilizzando la dovuta pazienza, si può arrivare a creare un dialogo digitale anche tra le diverse Regioni».
Un obiettivo auspicabile, non solo per questioni di logistica. Diamo ora un ulteriore sguardo ai dati dell’Osservatorio Gino Marchet e vediamo quali sono nella realtà italiana le principali direttive nelle quali le realtà ospedaliere vorrebbero muoversi nei prossimi 3-5 anni.
Uno sguardo al futuro
Analizzare le volontà d’investimento delle realtà sanitarie equivale a fare un salto avanti nel tempo. L’Osservatorio Gino Marchet l’ha fatto chiedendo a diversi ospedali e aziende ospedaliere in quali ambiti della logistica intendono investire le proprie finanze nei prossimi anni. L’arco temporale considerato è 3-5 anni. Il podio va a investimenti in soluzioni tecnologiche e digitali di supporto alla logistica, scelti dall’83% degli interpellati, seguito da un 38% che intende centralizzare la logistica.
A pari merito, con un 17% delle risposte, ci sono l’esternalizzazione di tutte le attività logistiche a operatori specializzati e l’internalizzazione di figure dotate di competenze specifiche nel settore della logistica. Un 14% degli interpellati intende, invece, esternalizzare alcune delle attività di logistica, mentre un marginale 2% non è proprio interessato a investire in logistica.
Queste volontà di investimento corrispondono in buona parte a quelle che sono state indicate da persone che operano in sanità come direttive principali del cambiamento in atto, ovvero: gestione informatizzata di tutte le scorte e le giacenze (41%); revisione logiche di riordino e stoccaggio (25%); valorizzazione competenze e risorse logistiche (14%) e ottimizzazione spazi e scorte di magazzino (14%); efficientamento trasporto interno (6%).
Come abbiamo visto, ormai la quasi totalità degli interpellati dall’Osservatorio Gino Marchet intende investire in qualche innovazione logistica, sotto spinte che sono contemporaneamente endogene ed esogene. Lo sviluppo del settore permetterà d’individuare buone pratiche e favorirne la diffusione in modo il più possibile omogeneo, almeno in una stessa Regione o area territoriale.