Nel numero di dicembre di Tecnica Ospedaliera presentiamo – a firma Ceccherini, Toninelli, Ceccherini, Sandroni – un metodo per lo sviluppo di un modello organizzativo-informatico per la gestione delle cure primarie. Un aspetto di questo studio sono le “criticità as is e le direttrici di migliroamento to be”, ove il caso d’uso è l’archiviazione della documentazione clinica del paziente.
Criticità: attività non a valore aggiunto
As is – A oggi la documentazione di ciascun paziente relativa a esenzioni per reddito/patologie, piani terapeutici continuativi o esami clinici non è trasmessa in formato elettronico alle strutture sanitarie dislocate sul territorio. Perciò se una struttura necessita di tale documentazione, questa va archiviata dal personale della struttura stessa. Tale attività di duplicazione non genera un valore percepito e riconosciuto dal paziente, ma è anche uno spreco di tempo e risorse.
To be – Si prevede la creazione nel sistema informativo dell’Uccp di un repository comune e condiviso a livello di Distretto/Asl, in cui è raccolta la documentazione prodotta durante le diverse prestazioni a cui ciascun paziente si sottopone. Tale strumento permette l’eliminazione dell’attività non a valore aggiunto della duplicazione, la gestione centralizzata del backup e la consultazione, nelle diverse strutture sanitarie, della documentazione relativa a ciascun paziente da parte del personale autorizzato. Inoltre l’implementazione del sito internet dell’Uccp permette al paziente, se si presenta il caso, di duplicare documenti direttamente a casa propria e inviarli tramite l’apposita sezione del sito web, dopo aver effettuato il login con le proprie credenziali e aver accettato i termini della normativa privacy.
Criticità: duplicazione di attività
As is – L’attività di consegna e duplicazione della documentazione è ripetuta in tutte le strutture sanitarie a cui accede il paziente, determinando per quest’ultimo un elevato costo di tempo (esempio: il paziente va dal medico curante per mostrargli i risultati degli esami del sangue). La causa di tale duplicazione va cercata nell’indipendenza reciproca dei database delle diverse strutture sanitarie. Tale indipendenza pone il vincolo che la documentazione relativa a ciascun paziente sia consultabile dal personale medico, infermieristico o addetto alla diagnostica esclusivamente nella struttura in cui è stata prodotta, a meno di non effettuarne una copia.
To be – Si prevede che la documentazione prodotta durante le prestazioni sanitarie erogate nell’Uccp sia archiviata in automatico nel repository della struttura. Il personale abilitato può così accedere alla documentazione dei diversi pazienti, anche remota, e avere una visione completa e accurata di ogni quadro clinico. Inoltre l’archiviazione automatica della documentazione comporta una notevole riduzione non solo degli errori commessi dal personale di segreteria in fase di registrazione dei documenti duplicati, ma anche dell’eventualità che la documentazione archiviata sia incompleta (per esempio, il paziente smarrisce parte dei risultati delle analisi svolte).
Criticità: attività di supporto non separata dall’attività primaria
As is – La documentazione del paziente è duplicata o dal personale di segreteria durante la normale attività di front office o dal medico durante la visita del paziente stesso. Nel primo caso i tempi di attesa dei pazienti che devono effettuare l’accettazione per una visita, prenotare appuntamenti o altro si dilatano molto. Nel secondo caso, considerando che in media il medico di medicina generale dedica a ciascun paziente cinque minuti al mese, è facile osservare che l’attività di duplicazione può comportare che il tempo effettivo dedicato ai pazienti sia veramente esiguo. Spesso, inoltre, proprio per motivi di tempo e per la scarsa integrazione tra professionisti, la documentazione è archiviata in modo parziale. Infatti il medico registra sul proprio database solo i dati di suo interesse in quella determinata contingenza, senza considerare che le informazioni tralasciate potrebbero essere utili in futuro ad altri professionisti a cui il paziente potrà rivolgersi.
To be – Si prevede che nell’Uccp parte del personale di back office si occupi anche di duplicare i documenti, poi riconsegnati al paziente attraverso un’apposita area. Il personale di front office può così dedicarsi interamente ad attività primarie, come l’accettazione dei pazienti che hanno prenotato visite o esami, mentre il personale medico può dedicare l’intera durata della visita al paziente. Inoltre la presenza di operatori di back office dedicati all’attività di duplicazione assicura che la documentazione sia archiviata in modo completo, comprensiva cioè di tutte le informazioni contenute. In futuro si prevede l’integrazione dei sistemi informativi, per cui la documentazione clinica prodotta in qualsiasi struttura sanitaria presente in Italia sia automaticamente inviata a un database centralizzato, eliminando così definitivamente l’attività di duplicazione.
Criticità: informazioni non gestite da chi le usa
As is – La mancanza di un repository comune in cui archiviare tutta la documentazione relativa a ciascun paziente comporta che il personale medico appartenente a strutture sanitarie diverse possa richiedere approfondimenti clinici recenti del paziente. Ciò provoca sprechi nell’uso di risorse mediche per l’esecuzione degli approfondimenti richiesti, la possibile creazione di colli di bottiglia nelle strutture sanitarie che erogano tali approfondimenti e sprechi di tempo e risorse per il paziente. Inoltre, la mancanza di un repository centralizzato implica che il paziente debba gestire, senza un supporto di backup, tutta la documentazione prodotta in tempi diversi dalle strutture sanitarie a cui ha avuto accesso. Tale gestione può comportare errori di non corretta sequenzialità temporale dei documenti raccolti, non evidenziazione di punti focali e difficoltà da parte del paziente a comunicare correttamente le proprie informazioni cliniche al personale medico.
To be – Si prevede l’implementazione, nel sistema informativo dell’Uccp, di un repository che permetta al personale medico di prendere visione di esami e visite effettuati dal paziente. Con questo strumento il medico può decidere se far ripetere o meno un esame o una visita al proprio assistito. In tal modo si può migliorare la rapidità ed efficacia della risposta data al paziente e ridurre la duplicazione di esami e visite che creano colli di bottiglia nelle diverse strutture sanitarie. Inoltre la presenza di un repository in cui confluisca la documentazione clinica di ciascun paziente assicura la correttezza delle informazioni trasmesse e la loro giusta collocazione sulla linea temporale.
