La gestione del blocco operatorio e le liste d’attesa sono il cuore pulsante e, al contempo, uno dei principali elementi di criticità per l’efficienza ospedaliera.
All’Irccs Policlinico Sant’Orsola di Bologna, il dipartimento delle Tecnologie e dell’Informazione ha affrontato questa sfida attraverso integrazione bidirezionale dei software di lista d’attesa chirurgica, cartella clinica elettronica e registro di sala operatoria, costruzione di un nuovo nomenclatore aziendale per gli interventi che sia più fruibile per i clinici senza tralasciare elementi essenziali per la rendicontazione e l’amministrazione.
Una scelta nata anche dalla collaborazione con l’Irccs Policlinico Agostino Gemelli di Roma, che da anni ha adottato questa soluzione.
La sanità italiana fronteggia da anni una crisi di sistema la cui cartina tornasole è l’inefficienza dei blocchi operatori e la drammatica gestione delle liste d’attesa. Questi non sono problemi solo amministrativi o gestionali, ma rappresentano un rischio clinico latente che compromette continuità assistenziale e sicurezza del paziente.
Il collo di bottiglia risiede, in gran parte, nella frammentazione dei sistemi informativi: un triangolo delle Bermuda dove i dati di lista d’attesa, cartella clinica elettronica e registro di sala operatoria rischiano di navigare in silos separati o in alcuni casi non rappresentano un reale patrimonio informativo, alimentando ritardi, trascrizioni manuali e, inevitabilmente, errori procedurali.
A fronte di questa urgenza sistemica, l’Irccs Policlinico Sant’Orsola di Bologna ha fatto un passo decisivo verso l’interoperabilità di queste componenti. Il progetto “Integrazione software liste d’attesa, cartella elettronica e registro di sala operatoria”, presentato dall’ing. Vincenzo Amodio, ICT manager della struttura, all’edizione 2025 del convegno nazionale Aiic, punta a creare un flusso informativo omogeneo e data driven essenziale per la governance di una struttura complessa come il Sant’Orsola, che conta 1.350 posti letto e gestisce circa 60.000 ricoveri annui.
Il progetto è un esempio virtuoso di come gli investimenti del Pnrr possano tradursi in una rivoluzione di governance.
Architettura di interoperabilità
La soluzione non è un semplice upgrade tecnologico, ma un’architettura di interoperabilità che integra le tre soluzioni software cruciali nell’ambito dei percorsi di cura chirurgici.
L’obiettivo è superare l’inefficacia del dato statico e adottare un flusso informativo costante, omogeneo e data-driven, che accompagni il paziente dalla decisione chirurgica fino alla dimissione, trasformando la lista d’attesa da mero elenco burocratico a strumento dinamico di pianificazione clinica e di mitigazione del rischio.
Questo modello, focalizzato sull’interoperabilità dei dati, si candida a diventare il nuovo standard nazionale per l’efficienza chirurgica con l’obiettivo di migliorare la pianificazione e la sicurezza dei pazienti.
Il contesto strategico
La base del progetto affonda le radici negli investimenti del Pnrr, i cui fondi sono stati determinanti per accelerare processi di trasformazione digitale preesistenti e avviarne di nuovi. Si tratta di una progettualità che s’innesta nelle linee strategiche della direzione dell’Irccs e coinvolge in modo importante Direzione Sanitaria e dipartimenti clinici, oltre ai servizi di Ingegneria Clinica, ICT e sistemi informativi del dipartimento delle tecnologie e dell’informazione.
«La spinta all’interoperabilità è stata dettata principalmente da esigenze di natura clinico-assistenziale evidenziate dalla Direzione Sanitaria sulla spinta dei fondi messi a disposizione dal Pnrr, con l’obiettivo di proporre interventi migliorativi sul processo di gestione dei flussi chirurgici elettivi e in regime d’urgenza», ha spiegato l’ing. Amodio.
«Più in dettaglio, la cartella elettronica ha sperimentato un potenziamento grazie a un percorso avviato già nel 2021, mentre la lista d’attesa è stata oggetto di rinnovo tecnologico per la dismissione di un applicativo obsoleto, con l’obiettivo cruciale di supportare meglio anche la fase di programmazione degli interventi».
In parallelo, il nuovo applicativo di sala operatoria è stato introdotto per ottenere «maggiore tracciabilità nelle sale operatorie, oltre che dei materiali, dei dispositivi medici e dei presidi usati e, soprattutto, addivenire a una pianificazione più efficiente dei blocchi operatori dell’Irccs, composti da 34 sale operatorie staffate.
Focus del progetto era proprio l’interoperabilità tra i software, pensata per garantire un miglioramento in termini di disponibilità e qualità di informazioni a disposizione dei professionisti nelle diverse fasi del processo. Il lavoro più delicato e strategico è stato mettere in comunicazione i vari fornitori e i rispettivi sistemi, trasformando i tradizionali silos informativi in un sistema interconnesso».
Flusso bidirezionale e clinical readiness
«Prima della messa a terra del progetto, il flusso chirurgico era caratterizzato da discontinuità informativa tra parte clinica (liste d’attesa e CCE) e parte operativa (booking e registro di sala). Il nuovo modello ha introdotto uno scambio bidirezionale che garantisce disponibilità e qualità delle informazioni in ogni fase del processo».
L’integrazione consente anzitutto una pianificazione a lungo termine: la lista dei pazienti è messa a disposizione dell’applicativo di sala operatoria con anticipo, permettendo «pianificazioni preliminari non a ridosso degli eventi operatori, ossia con più largo anticipo»; un aggiornamento clinico automatico: «informazioni cruciali relative alla fase preoperatoria, come per esempio gli esami di stadiazione anestesiologica, vengono correttamente ricondotti sugli applicativi di lista e CCE»; sicurezza e appropriatezza: «dati dettagliati, legati sia al preoperatorio che al setting postoperatorio, sono disponibili in modo strutturato, migliorando la sicurezza per il paziente e l’appropriatezza per gli operatori».
Una rivoluzione per la clinica
La vera rivoluzione non risiede nella mera trasmissione del dato, ma nella sua utilità clinica. L’interoperabilità permette, infatti, di gestire il concetto di clinical readiness, ovvero la reale prontezza del paziente all’intervento, fattore che incide direttamente sulla riduzione del rischio di cancellazioni e sull’ottimizzazione dell’uso delle risorse.
Il nuovo flusso prevede che «la parte relativa al flusso chirurgico, alla pianificazione chirurgica, ivi compresa la parte anestesiologica legata tanto al preoperatorio quanto al lavoro di sala operatoria, grazie all’interoperabilità del nuovo sistema viene correttamente ricondotta anche sugli applicativi di lista d’attesa e cartella elettronica, riportando in modo strutturato informazioni fondamentali per la gestione dei pazienti in lista e da pianificare».
Rischio clinico e data governance
Un elemento d’innovazione fondamentale e spesso sottovalutato è la creazione di un nuovo nomenclatore per gli interventi chirurgici che favorisca una migliore fruizione delle informazioni. Questo lavoro strategico è volto a sanare la storica commistione tra dato clinico e amministrativo.
«Grazie al nuovo nomenclatore, i clinici potranno beneficiare di un linguaggio per loro più comprensibile con riguardo sia alla lista d’attesa sia alla cartella elettronica sia, infine, al registro di sala operatoria. Le codifiche amministrative (come ICD9-ICD10), benché necessarie per i flussi informativi (per esempio, quello delle SDO), spesso non sono di semplice fruizione e adeguate alla comunicazione clinica e alla pianificazione operativa.
Si pensi, per esempio, che nel sistema di codifiche tradizionale non è riportata alcuna distinzione tra la chirurgia laparoscopica e robotica eseguita. Le diverse tecniche non sono quindi dettagliate, creando un gap informativo importante per il clinico, per il quale quel livello di specifica è fondamentale».
La predisposizione del “nuovo catalogo”, governata dai sistemi informativi, sta coinvolgendo attivamente tutti gli attori del processo «(servizi informativi, ICT, Ingegneria Clinica, Direzione Sanitaria e clinici) nella realizzazione di un nuovo data model che consentirà ai professionisti di usare un linguaggio più fruibile per le finalità cliniche e all’organizzazione di rappresentare meglio le attività erogate.
L’introduzione del nuovo modello garantisce che la parte amministrativa non venga meno, creando un legame trasparente tra nuovo nomenclatore e codifiche richieste dalla governance amministrativa».
Questo dettaglio consente un ritorno importante in termini di pianificazione, poiché a ogni intervento nomenclato in modo specifico sono associate «determinate configurazioni applicative, che rappresentano le reali risorse attinenti allo specifico intervento, come il tempo medio necessario di utilizzo della sala operatoria, i materiali indispensabili a livello di strumentario e kit chirurgici, le tipologie di dispositivi medici richieste.
La maggiore tracciabilità, quindi, oltre a implementare un’ottimizzazione della pianificazione, aiuta a ridurre il rischio clinico garantendo che gli operatori abbiano a disposizione strumenti e informazioni corrette per operare nel modo più appropriato».
Il lavoro è attualmente in progress: «grazie alla spinta del PNRR e all’acquisizione delle nuove soluzioni, l’impostazione è stata messa a terra così come la maggior parte delle configurazioni. L’implementazione dovrebbe concludersi tra la primavera e l’estate 2026».
La roadmap per la sua implementazione
L’implementazione del modello integrato è partita dal nuovo Polo Materno-Infantile dell’Irccs (Padiglione 4N) per le specialità di Ginecologia, Senologia e Ostetricia. Scelta, quest’ultima, dettata dal trasferimento delle sale operatorie nel nuovo polo strategico e quindi dalla possibilità d’introdurre subito l’applicativo nel nuovo setting.
«Operatori e professionisti che hanno iniziato a operare nel nuovo polo lo hanno fatto utilizzando il nuovo applicativo».
Il modello, che ha visto una graduale informatizzazione delle fasi (prericovero anestesiologico per poi coinvolgere la fase di sala operatoria vera e propria), è ora in fase di estensione programmata.
«Dopo il Polo Materno-Infantile, è stato avviato il blocco operatorio del Padiglione 1 (Urologia). Il piano di estensione è in atto e la sua conclusione, che porterà ad adottare il nuovo applicativo in tutti i blocchi operatori dell’Irccs, è attesa tra la primavera e l’estate del 2026».
Questo ambizioso lavoro in progress non è solo un progetto ICT, ma una rivoluzione organizzativa. Sfruttare la tecnologia per ottenere una migliore pianificazione delle sale operatorie e un più efficace scambio di informazioni è l’obiettivo strategico volto a consentire maggiore sicurezza al paziente e migliore programmazione nella struttura, esigenza sentita e promossa dalla Direzione Aziendale.
Come sottolineato dall’ing. Amodio, l’intento è «arrivare anche a una migliore pianificazione delle sale operatorie, sfruttando la rivoluzione tecnologica e l’interoperabilità per ridurre il rischio clinico associato e garantire quindi maggiore sicurezza al paziente e agli operatori».
