Il Covid ha agito come un detonatore e un acceleratore su molti aspetti della sanità: dall’incentivo dato alla sanità territoriale all’incremento della digitalizzazione di processi e percorsi.

Si tratta tuttavia di elementi costitutivi di un percorso di innovazione che è parte del dibattito da anni. Alcune cose tuttavia, nelle aziende sanitarie, fatte di operatori sanitari chiamati a operare in presenza possono essere demandate al digitale e alla telemedicina, molte devono continuare ad essere svolte in presenza.

«In ogni caso, con il Covid-19 si è diffusa l’abitudine di utilizzare il digitale per processi per i quali prima non veniva utilizzato. Adesso è importante procedere verso un’innovazione permanente», ha sostenuto in apertura Francesco Ripa di Meana, presidente FIASO.

La ricerca Fiaso sul wellness aziendale

Durante la pandemia il 9,5% del personale sanitario ha lavorato in smart working. È questo il dato più saliente della ricerca che Fiaso ha condotto in collaborazione con l’Istituto Europeo di Neurosistemica (IEN), sullo sviluppo del wellness organizzativo nel post emergenza Covid.

L’indagine ha coinvolto 14.000 dipendenti appartenenti a 16 Aziende sanitarie distribuite in 9 Regioni del territorio nazionale (Piemonte, Veneto, Lombardia, Liguria, Lazio, Puglia, Toscana, Provincia Autonoma di Trento ed Emilia Romagna). La ricerca ha riguardato, tra l’altro, il ricorso allo smart working e il suo impatto durante la pandemia da Covid-19.

I risultati mostrano chiaramente il successo dell’esperienza, il generale gradimento da parte degli operatori e il miglioramento delle competenze dei soggetti coinvolti su vari piani.

Lo smart working

Il valore del 9,5% del personale sanitario che ha fatto ricorso al lavoro agile è frutto di dati assai difformi tra loro: si passa dal 56% dell’IRCCS Meldola al 14% dell’ASL di Bologna al 13% dell’APSS di Trento.

Emerge dall’indagine che l’88% di coloro che hanno fatto ricorso allo smart working sono soddisfatti dell’esperienza. Nell’82% delle aziende il lavoro agile è stato introdotto in conseguenza dell’emergenza Covid, facendo passare la media, che in fase pre-pandemica si attestava allo 0,9% al 9,8% in termini di diffusione dello strumento.

Nel 27% dei lavoratori in smart working gli obiettivi erano stati concordati con il diretto superiore; nel 18% il personale rendicontava a fine giornata sul lavoro svolto, mentre il 13% dei lavoratori svolgeva da casa un lavoro di sportello.
Il 48% del campione ha raggiunto gli obiettivi concordati con il proprio superiore mentre il 39% si era dato degli obiettivi in autonomia da poter raggiungere. Solo un 9-10% ha lavorato senza obiettivi specifici.

I superiori che hanno seguito meno i propri collaboratori in lavoro agile sono stati i coordinatori infermieristici e i direttori amministrativi di distretto e dipartimento.
Del campione il 42% ha dichiarato di aver aumentato la propria produttività grazie al lavoro agile, mentre solo il 13% ha dichiarato un calo nella produttività.

Smart sì, ma con strumentazioni tecnologiche proprie

Per quanto attiene alle strumentazioni, il 72% ha fatto ricorso a device propri mentre solo il 18% ha ricevuto strumentazione da parte della propria azienda. I servizi più utilizzati sono stati telefono, sms e messaggistica.

Le principali criticità evidenziate sono relative alla disponibilità di strumentazione tecnologica, all’accesso di software centrali e risorse e documenti non ancora informatizzati. Per fare in modo che il lavoro agile diventi davvero efficace, il 65% ritiene che l’implementazione debba andare di pari passo con la formazione del personale.

Tra gli aspetti positivi maggiormente evidenziati: l’azzeramento dei tempi di trasferta, una maggiore autonomia organizzativa, migliore produttività e migliore conciliazione lavoro-famiglia.

Passata la pandemia, il 37% del campione auspicherebbe un mix tra lavoro in presenza e smart working, mentre il 22% auspica una prevalenza del lavoro agile di almeno 3 giorni su 5. L’alternanza rappresenta comunque la soluzione migliore per il 59% del campione.

Durante l’emergenza il 44% del campione ha fatto ricorso alle riunioni in smart working, mentre il 32% in modalità alternata. Ampia è stata la soddisfazione di quanti sono riusciti ad alternare le due soluzioni, minore di chi ha utilizzato soltanto le riunioni a distanza.

Per non disperdere questa esperienza e traghettarla nel futuro, dovrebbero essere contemplati 4 aspetti: l’adeguamento dell’attrezzatura tecnologica; il completamento della formazione tecnologica del personale; una formazione manageriale del middle management per la gestione dei team a distanza; l’importanza di bilanciare i momenti a distanza con momenti di alta socialità in presenza per valorizzare i momenti di condivisione.

L’esperienza pilota della Provincia Autonoma di Trento

Nella Provincia Autonoma di Trento la prima forma di lavoro a distanza è stata avviata nel 2010; esperienza questa, che si è da subito dimostrata positiva con una significativa riduzione dei permessi. Anni dopo, da altri paesi, è arrivata la suggestione dello smart working, una dimensione lavorativa resa in assenza di vincoli orari e con una maggiore responsabilizzazione degli operatori.

Il progetto pilota, avviato nel 2017, ha coinvolto 40 figure dirigenziali. Nello stesso anno la legge 81 ha dato avvio formale ad un’articolazione flessibile del lavoro. È stata così chiusa la sperimentazione e, dal 2018, messa a regime la misura anche per la dirigenza intermedia e per i lavoratori con un buon livello di autonomia. Al contempo è stata istituita una commissione per la valutazione delle richieste. È cambiata la modalità di lavoro, misurato per obiettivi e risultati, con una relazione periodica sull’attività svolta. Inoltre era stato stabilito un massimo di 30 ore settimanali per il lavoro agile. A febbraio con l’arrivo della pandemia e la richiesta di potenziamento del lavoro agile, sono stati eliminati i principali vincoli rispetto ai profili professionali, al vincolo delle 30 ore e alla semplificazione dell’attivazione della procedura.

L’organizzazione smart in pandemia

L’avere una disciplina di riferimento e una sperimentazione ha facilitato il percorso che ha coinvolto nella prima fase pandemica 700 lavoratori in smart.
Come azienda sanitaria, al fine di centralizzare le richieste è stata attivata una specifica casella email, anche se per l’attivazione è necessario l’assenso da parte del responsabile. Al 30 giugno 2020 erano state autorizzate 765 richieste, al 31 maggio 2021 erano oltre 1.000.

È stato progettato un corso sulla sicurezza, da seguire online, per una più accurata gestione della postazione domestica, oltre a video messi a disposizione di ginnastica posturale. È stato messo a punto un corso per i responsabili per gestire al meglio i team da remoto e una VPN per garantire sicurezza delle informazioni e accesso attraverso device esterni.

Un questionario, che ha mostrato buona soddisfazione, ha altresì fornito alcuni spunti: la maggior parte dei lavoratori nella prima fase pandemica ha fatto 4 giorni di smart working, mentre nella seconda fase c’è stata una maggiore alternanza tra presenza e lavoro in remoto. Tra gli aspetti positivi, una maggiore conciliazione famiglia-lavoro, l’azzeramento dei tempi di spostamento con un conseguente rilevante impatto ambientale. Tutto questo ha dimostrato la validità e il gradimento di queste esperienze e la possibilità di estenderle ad altre realtà.

Lo smart working sembra avere, quindi, le carte in regola per candidarsi ad essere uno strumento a disposizione delle Aziende sanitarie anche una volta superata l’emergenza, con margini di miglioramento volti a renderlo più accessibile ed efficace.

Elena D’Alessandri

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